Política de Privacidad

1. Alcance de esta política

Esta Política de Privacidad describe cómo QUIWIBIT SAS DE CV (en adelante «Quiwibit») trata los datos personales que se procesan a través de su plataforma de mensajería por WhatsApp con agentes de inteligencia artificial (en adelante, «la Plataforma»), incluidas las integraciones con servicios de terceros que la empresa contratante decida activar —herramientas de calendario y documentos, plataformas de marketing por correo electrónico y bases de datos, entre otras—.

La Plataforma se contrata por empresas (en adelante, «la Empresa Cliente») para comunicarse con sus propios clientes, prospectos y contactos (en adelante, «los Titulares Finales»).

Esta política no cubre el sitio web corporativo de Quiwibit ni su formulario de contacto: esos datos se rigen por el Aviso de Privacidad del sitio. Las condiciones de uso de la Plataforma se establecen en los Términos de Servicio.

El tratamiento se realiza conforme a la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares y su normativa aplicable en los Estados Unidos Mexicanos.

2. Doble rol de Quiwibit

Quiwibit interviene en dos calidades distintas, según de qué datos se trate:

• Responsable del tratamiento respecto de los datos de la Empresa Cliente y de las personas que la representan o administran su cuenta: datos de contratación, facturación, administración de usuarios y soporte. Quiwibit decide sobre esos tratamientos.
• Encargado del tratamiento respecto de los datos de los Titulares Finales que circulan por las conversaciones de la Empresa Cliente. Quiwibit los procesa únicamente por instrucción de la Empresa Cliente, para prestarle el servicio contratado, y no los utiliza para finalidades propias, no los vende ni los comparte con terceros ajenos a la prestación del servicio, ni los emplea para entrenar modelos propios.

En consecuencia, la Empresa Cliente es responsable de contar con la base legítima y el consentimiento necesarios frente a sus Titulares Finales, y de poner a su disposición su propio aviso de privacidad.

3. Datos que se procesan en la Plataforma

3.1 Datos de los Titulares Finales

• Contenido de los mensajes de WhatsApp enviados y recibidos, incluidos texto y los archivos adjuntos que se intercambien
• Número de teléfono y nombre de perfil de WhatsApp del contacto
• Metadatos de entrega: estados de enviado, entregado y leído, y sus marcas de tiempo
• Información extraída o generada por el agente de IA a partir de la conversación: citas y agendamientos, pedidos, solicitudes, datos de contacto proporcionados por el propio Titular Final y resúmenes de la interacción

3.2 Datos de la Empresa Cliente

• Nombre o razón social, domicilio y datos fiscales y de facturación
• Datos de las personas usuarias autorizadas: nombre, correo electrónico y rol
• Credenciales y tokens de conexión de los servicios que la Empresa Cliente vincule: la WhatsApp Business Platform y las demás plataformas que decida integrar
• Configuración de la cuenta: flujos, instrucciones del agente, plantillas y horarios
• Registros técnicos de uso y de errores, necesarios para operar y dar soporte

3.3 Sobre datos personales sensibles

El canal de mensajería es un medio abierto: el contenido de las conversaciones lo determinan la Empresa Cliente y sus Titulares Finales. Según el giro de la Empresa Cliente, por ese canal pueden llegar a circular datos personales sensibles —por ejemplo, información de salud— aun cuando Quiwibit no los solicite.

Quiwibit no requiere ni solicita datos sensibles para prestar el servicio. Cuando por la naturaleza de su actividad la Empresa Cliente prevea que se tratarán datos sensibles, es su responsabilidad recabar el consentimiento expreso y por escrito de sus Titulares Finales y adoptar las medidas reforzadas que la ley exige. Quiwibit aplicará a esos datos las mismas medidas de seguridad descritas en la sección 10.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos descritos se tratan exclusivamente para las siguientes finalidades:

• Prestar el servicio de mensajería y automatización contratado: enviar, recibir y almacenar los mensajes de la Empresa Cliente y mostrar sus conversaciones en la Plataforma
• Operar el agente de inteligencia artificial: interpretar los mensajes recibidos, generar respuestas, extraer la información necesaria para agendar, registrar o dar seguimiento, y ejecutar las integraciones que la Empresa Cliente haya activado
• Brindar soporte técnico: diagnosticar y corregir fallas, atender solicitudes de la Empresa Cliente y mantener la disponibilidad y seguridad del servicio
• Administrar la relación contractual con la Empresa Cliente: alta de la cuenta, facturación y cobranza

Quiwibit no utiliza el contenido de las conversaciones con fines publicitarios ni lo comercializa.

5. Terceros que intervienen en el tratamiento

Para operar la Plataforma recurrimos a proveedores que tratan datos por cuenta y bajo instrucción de Quiwibit y de la Empresa Cliente, sujetos a obligaciones contractuales de confidencialidad y seguridad. Intervienen las siguientes categorías de proveedores:

• Meta Platforms, Inc. — proveedor de la WhatsApp Business Platform. Es el canal por el que se transmiten y entregan todos los mensajes, y el único proveedor cuya intervención es indispensable en toda cuenta. Su tratamiento se rige adicionalmente por las políticas de privacidad y las condiciones de WhatsApp Business y de Meta.
• Proveedores de infraestructura en la nube — prestan la administración de las claves de cifrado, el almacenamiento de los respaldos cifrados y los servicios de cómputo asociados. La Plataforma y sus bases de datos se alojan en infraestructura propia de Quiwibit o de proveedores de nube.
• Proveedores de red y seguridad — transportan de forma cifrada el tráfico entre internet y la Plataforma, y controlan el acceso al panel de administración.
• Proveedores de modelos de lenguaje — procesan el contenido de los mensajes para que el agente de IA pueda interpretarlos y responder. Quiwibit contrata estos servicios bajo condiciones que impiden el uso del contenido transmitido para entrenar sus modelos. Estos proveedores pueden conservar temporalmente el contenido procesado, por un máximo de 30 días, con el único fin de detectar usos abusivos de sus servicios, sin utilizarlo para entrenar modelos.
• Plataformas que la Empresa Cliente elija integrar — servicios de calendario, documentos, marketing por correo electrónico, bases de datos y similares. Solo intervienen cuando la Empresa Cliente activa la integración correspondiente, y únicamente sobre los datos necesarios para ella.

Las integraciones opcionales se activan por decisión de la Empresa Cliente. Al activarlas, autoriza la comunicación de los datos correspondientes al proveedor de que se trate.

La lista actualizada de los proveedores que intervienen en el tratamiento está disponible bajo solicitud escribiendo a ventas@quiwibit.com.

6. Transferencias internacionales de datos

Los proveedores señalados en la sección anterior procesan datos en México y en los Estados Unidos de América, y pueden hacerlo en otras jurisdicciones donde mantienen su infraestructura. Por lo tanto, la prestación del servicio implica transferencias internacionales de datos personales.

Estas transferencias son necesarias para el cumplimiento del contrato celebrado con la Empresa Cliente y se realizan al amparo de los convenios de tratamiento de datos suscritos con cada proveedor, que les imponen obligaciones de confidencialidad y seguridad equivalentes a las asumidas por Quiwibit. La Empresa Cliente puede conocer las jurisdicciones concretas en las que se alojan sus datos solicitándolo a ventas@quiwibit.com.

7. Conservación de los datos

Las conversaciones y los datos asociados se conservan durante toda la vigencia del contrato con la Empresa Cliente y por 90 días naturales adicionales contados a partir de su terminación, salvo que la Empresa Cliente configure un plazo menor o solicite su eliminación anticipada.

Al terminar el contrato, por cualquier causa:

• Durante esos 90 días la Empresa Cliente puede solicitar la exportación de sus datos en un formato de uso común.
• Transcurrido ese periodo, los datos se eliminan de forma definitiva de los sistemas productivos. Los respaldos se sobrescriben conforme a su ciclo de rotación, por lo que los datos eliminados desaparecen de ellos en un plazo aproximado de 35 días naturales adicionales, mediante un proceso automático del proveedor de almacenamiento. Durante ese periodo los respaldos permanecen cifrados y no se utilizan para ninguna finalidad distinta a la recuperación ante desastres.
• Únicamente se conservan los registros que Quiwibit deba mantener por obligación legal, fiscal o contable, bloqueados y limitados a esa finalidad.

Los registros técnicos de uso y de errores descritos en la sección 3.2 se conservan por un plazo de 90 días naturales contados desde su generación, con independencia de la vigencia del contrato.

8. Eliminación de datos

Cualquier Empresa Cliente puede solicitar la eliminación de los datos tratados en su cuenta —conversaciones completas, los datos de un contacto en particular o la totalidad de la cuenta— enviando una solicitud a ventas@quiwibit.com desde un correo asociado a su cuenta, indicando qué datos deben eliminarse.

Un Titular Final que desee que se eliminen sus datos puede dirigirse directamente a la Empresa Cliente con la que mantuvo la conversación o escribir a ventas@quiwibit.com; en este último caso canalizaremos la solicitud a la Empresa Cliente correspondiente y ejecutaremos la eliminación conforme a sus instrucciones.

Confirmaremos la recepción de la solicitud y la atenderemos sin demora injustificada, dentro de los plazos que establece la legislación aplicable, informando por el mismo medio cuando la eliminación se haya completado. La eliminación se ejecuta de inmediato en los sistemas productivos. Los respaldos se sobrescriben conforme a su ciclo de rotación, en un plazo aproximado de 35 días naturales, mediante un proceso automático del proveedor de almacenamiento, durante los cuales permanecen cifrados y no se utilizan para ninguna finalidad distinta a la recuperación ante desastres.

Para cualquier duda sobre este procedimiento también puedes comunicarte al +52 220 117 8310 o escribir a nuestro domicilio en RICARDO FLORES MAGON NÚMERO EXTERIOR 25 NÚMERO INTERIOR EDIF 14 ENTRADA 2 DEPTO 204, NONOALCO TLATELOLCO, CP 06900, CUAUHTEMOC, CIUDAD DE MEXICO.

9. Derechos ARCO

Los Titulares Finales tienen derecho a Acceder a sus datos personales, a solicitar su Rectificación, su Cancelación y a Oponerse a su tratamiento.

Dado que Quiwibit actúa como encargado respecto de esos datos, el Titular Final debe ejercer sus derechos ante la Empresa Cliente con la que sostuvo la comunicación, que es quien determina las finalidades del tratamiento y quien debe poner a su disposición el aviso de privacidad correspondiente.

Quiwibit brinda a la Empresa Cliente el soporte técnico necesario para atender esas solicitudes dentro de los plazos legales: localización y exportación de los datos del titular, rectificación en los sistemas, eliminación y bloqueo del tratamiento cuando proceda.

Respecto de los datos de los que Quiwibit es responsable —los de la propia Empresa Cliente y sus personas usuarias— los derechos ARCO se ejercen escribiendo a ventas@quiwibit.com, conforme al procedimiento descrito en nuestro Aviso de Privacidad.

10. Medidas de seguridad

Quiwibit aplica medidas de seguridad administrativas, técnicas y físicas para proteger los datos contra pérdida, uso indebido, alteración, destrucción o acceso no autorizado, entre ellas:

• Cifrado en tránsito mediante TLS en todas las comunicaciones entre la Plataforma, WhatsApp y los servicios integrados
• Cifrado a nivel de aplicación del contenido de las conversaciones, de la información extraída de ellas y de las credenciales de conexión, con claves de cifrado propias de cada Empresa Cliente, protegidas por un servicio de administración de claves en la nube. Los mensajes que esperan ser procesados en las colas internas de la Plataforma también se almacenan cifrados.
• Respaldos cifrados con claves independientes de las de operación, que la infraestructura donde se aloja la Plataforma puede usar para crear respaldos, pero no para leerlos.
• Control de acceso por roles y con el mínimo privilegio necesario: el personal de Quiwibit solo accede a los datos cuando resulta indispensable para dar soporte, y bajo obligación de confidencialidad
• Aislamiento entre Empresas Clientes: cada cuenta opera en un espacio lógico separado y ninguna Empresa Cliente puede acceder a las conversaciones, contactos ni configuraciones de otra
• Registro de actividad y monitoreo de accesos a los sistemas

Los mensajes intercambiados a través de la WhatsApp Business Platform no están protegidos por el cifrado de extremo a extremo que aplica a las conversaciones personales de WhatsApp: Meta los procesa en su infraestructura para poder entregarlos a la Plataforma. Esta es una característica del canal, común a cualquier solución que opere sobre la WhatsApp Business Platform, y no una limitación de las medidas de seguridad de Quiwibit.

Ninguna medida de seguridad es infalible. En caso de una vulneración que afecte de forma significativa los derechos patrimoniales o morales de los titulares, lo notificaremos sin demora a la Empresa Cliente para que pueda cumplir sus propias obligaciones de notificación.

11. Cambios a esta política

Cualquier modificación a esta Política de Privacidad se publicará en esta misma página, actualizando la fecha de «Última actualización» que aparece al inicio. Cuando los cambios sean sustanciales, los comunicaremos además a las Empresas Clientes por correo electrónico o a través de la Plataforma, con antelación razonable a su entrada en vigor.

Para cualquier duda sobre esta política, escríbenos a ventas@quiwibit.com.